办公室生日礼仪指南：如何得体地庆祝职场生日
办公室生日是检验一个职场是否用心的小小试金石。做对了,大家会感到被看见,却不会觉得被聚光灯照得不自在。做错了,要么是忽略了一个其实很在意的人,要么是把一个只想安静度过这一天的同事推到了众人瞩目之下。这两种失误都不致命,但也都完全可以避免。
以下是如何像一个正常、体贴的人那样处理职场生日,而不必为此专门成立一个委员会。
第一条规则:私下问一次,仅此而已
不是每个人都想大张旗鼓。有些人真心觉得全办公室为自己唱生日歌是件令人不适的事,惊喜也是他们最不想要的东西。解决办法很简单。当有人加入团队时,或是在合适的时机,了解一下对方对生日的看法。一句话就够了:"你希望在公司里被祝生日,还是宁愿我们不提这件事?"然后尊重对方的答案,哪怕这个答案平淡无奇。
这一个问题几乎能避免所有办公室生日方面的失误。喜欢的人可以尽情享受,不喜欢的人可以安安静静地度过。你永远不需要去猜。
保持适度
职场生日是一份小小的心意,不是一场婚礼。合适的分寸是:有人记得这一天,有点好吃的东西,几个人说几句暖心的话,然后大家各自回去继续忙自己的事。十分钟就够,不必花上一个小时。
过度操办反而会带来自己的问题。为一个人办得太隆重,会给下一个人设立一个不得不追赶的标准,于是每一次生日都变成一场谁都没报名参加的军备竞赛。选一个简单、可以重复使用的形式,对每个人都一视同仁。这里真正的礼仪就是一致性。刚入职的新人应该得到和经理一样的暖意。
食物的问题
休息室里的蛋糕之所以经典自有原因,但它带来两个熟悉的麻烦:总得有人来切、来分,而且一种口味永远无法满足整个团队。
纸杯蛋糕能同时解决这两个问题。不用切,不用排队分发,也不用到处找一把干净的刀。大家可以在开会间隙随手拿一个。而一盒混合口味的纸杯蛋糕能照顾到全场:巧克力、香草、水果口味,最好再有一款清楚标注、适合忌坚果或乳制品的人食用。这就引出了大家常常忽略的一点。
要在下单前,而不是下单之后,问清楚过敏和饮食禁忌。如果一位同事根本吃不了桌上的任何东西,这场庆祝就在无声中把他排除在外,这恰恰与庆祝的初衷背道而驰。大多数不错的烘焙店都能在常规产品之外提供纯素或无麸质选项。多准备一两份成本不高,却能让这份心意真正传达给每一个人。
这该由谁来负责
生日安排一旦在名义上成了"每个人的责任",就会变成实际上没人负责,最终不了了之。真正做得好的团队通常有两种方式。
要么由一个人专门负责,通常是那种真心喜欢张罗这类事情的人,用一份共享日历记录所有日期,确保不会漏掉任何人。要么轮流负责,这样就不会总是同一个人在午休时间匆匆跑出去买东西。两种方式都可行。行不通的是想当然地以为这事自己就会办好,因为某人生日被漏掉的那个月,恰恰就是那个人发现办公室到底怎么看待自己的那个月。
钱的问题也应该简单处理。一笔小额、常设的团队基金,或者由公司承担,都比每隔几周传一次信封要好。为送礼收现金很容易变得尴尬,尤其是在薪资级别不同的同事之间。如果真要送礼,礼物应保持简单,而且完全自愿。
管理者面对这个问题时的做法
如果你带团队,还需要遵循几条额外的规则。不要只靠自己的记忆,把日期记在组织者能看到的日历里,不写年份,并在每个月初查看一次。除非本人先自己说出来,否则永远不要公开宣布年龄。还要留意参与背后的权力关系:当老板说"我们三点都聚在一起给达娜过生日",出席就不再显得是自愿的了。要把话说得让大家可以自由地来去,不必勉强。
管理者容易踩到的另一个陷阱是厚此薄彼。如果团队发现有些人的生日能收到贺卡和聚会,而另一些人只收到一句话的消息,这场庆祝就会开始被解读为一场人气排名。这正是为什么那种朴实、可重复的做法才是赢家。这不是缺乏创意,而是公平,而公平恰恰是大家真正在意的东西。
生日扎堆与夏季难题
每个办公室迟早都会遇到十天内挤了四个生日的月份,也会遇到十二月的难题,庆祝活动与假期撞在一起,半个团队都不在。干净利落的解决办法是每月一次的合并庆祝:一次聚会,一盒纸杯蛋糕,把当月所有过生日的人一起点名、一起庆祝。这样既能让这个传统延续下去,又不必占用四个下午,而节假日期间生日的人,也终于能被真正纳入其中,而不是被办公室聚会顺带淹没。
如果采用按月合并的方式,也要为每个人保留一份个人化的细节,比如一张写着名字的贺卡,或者特意留出的那个人最爱的口味。合并应该意味着高效,而不是变得冷冰冰、没有存在感。
远程与混合办公团队
距离让生日很容易被遗忘,而这恰恰是它更加重要的原因。在团队频道里发一条简短的消息,一张大家都在线签名的贺卡,如果预算允许,再把甜点送到那个人家里,让他不至于成为唯一一个桌上什么都没有的人。这是一个小小的举动,却能让远程同事感受到自己依然是团队的一部分。
对于混合办公的团队,要把线下聚会安排在寿星实际到公司的那天。在本人缺席的情况下为他庆祝,是一种奇怪的仪式,受益的主要是那些在场吃蛋糕的人。
简而言之
问清楚每个人希望怎样处理自己的生日。让规模对每个人都保持一致。订购能照顾到过敏、又不需要用刀的食物。把责任明确交给一个人,或者一套轮值制度。不要让任何人还得去追讨报销款。
这一切都不需要多大的预算,需要的只是有人上心。如果你的办公室经常庆祝生日,选用优质烘焙店其实比听起来容易得多:CupcakePass每月只需29.99美元,就能在任何一家烘焙店享受40%的折扣(平均下来每天大约0.99美元),这样一来,带上真正好吃的纸杯蛋糕,而不是加油站买的那种,就不再是每个月都要纠结的问题了。归根结底,重点从来都不是甜点本身,而是有人记得这一天,并让它显得真正重要。想看看它是怎么运作的,从这里开始。
常见问题
如果同事不希望自己的生日被庆祝,该怎么办?
完全按照对方的意愿来。跳过聚会、集体贺卡和公开消息,也不要用一个"小小的"惊喜来折中,因为那仍然是一个惊喜。如果你还是想在这一天表示一下心意,私下发一条简短的消息就是上限了。在同事刚加入团队时私下问一句,正是为了在有人做错之前就把这种偏好摸清楚。
生日应该单独庆祝,还是每月合并庆祝一次?
生日分布比较分散的小团队,单独庆祝完全没问题。一旦生日开始扎堆,或者团队规模大到让庆祝活动成为排期上的负担,每月合并一次聚会效果会更好:一个时段,把当月所有过生日的人都包括进来,再为每个人加一点小小的个人化细节,这样就不会显得千篇一律。十二月生日的人尤其能从这种方式中受益。
办公室的生日茶点应该由谁来出钱?
理想情况下应由公司出资,设立一笔小额固定预算,或者一次性建立一个不大的团队基金,而不是每隔几周就收一次现金。传递信封的做法很容易在不同薪资级别的同事之间造成尴尬,也会让善意显得有些刻意计算。不管采用哪种方式,过生日的人本人都不应该是出钱的一方,而且参与应当真正出于自愿。
办公室生日最适合准备什么食物?
最好是不需要切、不需要分、也不需要收拾的食物,这也是混合口味纸杯蛋糕盒成为标准答案的原因。不同口味能照顾到不同的喜好,分量天然是一人一份,而标注清楚的纯素或无麸质选项能确保没有人被排除在外。要在打开盒子之前,也就是下单之前,先问清楚过敏情况。